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Friday, September 8, 2017

Assistant of the Archivist (3 positions). UN Volunteers/UNICEF, Ndjamena. Open until 09 September 2017

Advertised on behalf of
Agency
UNICEF
Title
Aide-Archiviste (Nombre de place: 3)
Job ID
11792
Management
Vacancy End Date
(Midnight New York, USA)
09/09/2017

Ndjamena, Chad
Education & Work Experience
F-2-Year College Degree - 2 year(s) experience
Required:
Desired:
French
English
Grade
GP
Vacancy Type
National Regular UN Volunteer
Posting Type
Common System
Bureau
Africa
Contract Duration
12 mois
Aide-Archiviste - Nombre de place: 3


Background
Préambule :
Le programme des Volontaires des Nations Unies (VNU) est au sein des Nations Unies l’organisation qui, au niveau mondial, est chargée de promouvoir le volontariat pour la Paix et le Développement. Le volontariat profite à la fois à l’ensemble de la société et à la personne qui se porte volontaire. Les Volontaires des Nations Unies contribuent à la paix et au développement en faisant du plaidoyer pour le volontariat en général, en encourageant les partenaires à intégrer le volontariat dans leurs programmes de développement et en mobilisant des volontaires. Dans la plupart des cultures, le volontariat est profondément ancré et établi dans les sociétés avec la tradition de partage et d’entraide au sein des communautés.

A cet égard, les Volontaires des Nations Unies prennent part aux différentes formes de volontariat et joue un rôle important pour le développement et la paix en collaboration avec les partenaires, les agences hôtes et les communautés locales. Durant toute leur affectation, les Volontaires des Nations Unies font la promotion du volontariat à travers leur action et leur conduite. S’engager dans les activités volontaires peut effectivement et positivement enrichir leur compréhension des réalités sociales et locales, aussi bien que créer un pont entre eux-mêmes et les personnes dans leur communauté d’accueil. Ceci rend le temps qu’ils dépensent en tant que volontaire plus valorisant et productif.

Brève description du Projet :    Le Volontaire des Nations Unies travaillera en collaboration avec l’Archiviste pour la mise en place d’un système d’archivage efficace. Les responsabilités décrites ci-dessous seront accomplies en appui et sous la supervision de l’Archiviste de l’UNICEF au Tchad.

Contexte organisationnel : UNICEF doit réviser périodiquement ses documents comptables, financiers, de budget et administratifs avec pour objectif de les classer en ‘permanent’, ‘non-permanent’ ou de ‘routine’ afin de leur appliquer la période de rétention qui leur corresponde, telle que définie dans la Politique Administrative et Financière de l’UNICEF n°1, supplément 3. Il est aussi nécessaire de remplir strictement les critères requis par les programmes financés par l’UNION Européenne, lesquels inclus la conservation des documents jusqu’à une période de 5 ans après la fin des programmes. Un système moderne efficace de gestion des documents du bureau permettra à l’UNICEF de ressortir l’information requise instantanément.
Duties and Responsibilities
Sous la supervision directe de l’Archiviste international VNU, le/la volontaire des Nations Unies nationale effectuera les tâches suivantes :
  • Tri des documents
  • Classement des documents ;
  • Constitution et indexation de dossiers ;
  • Conditionnement des documents ;
  • Rangement des documents ;
  • Saisie, impression d’étiquettes de réperage/localisation
  • Découpage et collage des étiquettes sur les conditionnements ;
  • Enregistrement informatique via une base de données créée ;
  • Inventaire des documents à détruire.
Resultats attendus
  • Le système d’archivage de l’UNICEF au Tchad est opérationnel au niveau du bureau ;
  • Un inventaire des archives existantes est établi par section et par année ;
  • Un inventaire des archives à détruire est établi par section et par année.
  • Tous les documents traités sont stockés de façon sûre et sont facilement récupérables en cas de besoin.
  • Un rapport sur les résultats concernant le volontariat pour la paix et le développement pendant l’affectation, comme par exemple le nombre de volontaires mobilisés, la participation aux activités et la contribution au développement des capacités.
Competencies
  • Compétences et valeurs :
  • Motivation à contribuer à la paix et au développement et à servir les autres ;
  • Bonne aptitude interpersonnelle, en réseautage (networking) et en communication ;
  • Respect de la diversité et adaptabilité aux autres cultures, environnements et conditions de vie.
Required Skills and Experience
  • Au moins deux (02) années d’expérience professionnelle
  • La maîtrise du Français écrit et parlé est obligatoire, la connaissance de l’Anglais serait un atout.
  • Bonne maîtrise de l’outil informatique avec des logiciels de bureau (Word, Excel et autres).



Disclaimer
United Nations Volunteers is an equal opportunity programme which welcomes applications from qualified professionals. We are committed to achieving diversity in terms of gender, nationality and culture.
United Nations Volunteers reserves the right to select one or more candidates from this announcement.  We may also retain applications and consider candidates applying to this opening for other openings with United Nations Volunteers with similar assignment description, experience and educational requirements.


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